Mind Mapping ile İş Hayatınızı Organize Etmek İçin 10 Basit İpucu

 

Gününüzden en iyi şekilde yararlanmak için yaşamınızın bu üç bölümüne odaklanmanız gerekir:

Zaman

İnsanlar birden fazla görev ile uğraşmakta zayıftırlar, bu nedenle zamanınızı yönetmek verimliliği artırmak için kritik bir öneme sahiptir. Zamanı yönetme konusunda en büyük zorluk, beklenmedik (ve genellikle önemsiz) görevlerin verilmesidir. Yeni gelen bir maili veya en son gelmiş bir bildirimi hemen okumak isteriz. Bu planlanmamış görev değişimi düşündüğünüzden daha fazla zamanınızı tüketir. University of California bilgi bilimcisi Gloria Mark, önemsiz görevleri gidermek için ortalama 26 dakika sürdüğünü bulmuştu. Bunu önlemek için, gününüzü planlayın ve beklenmedik kesintileri bölümlere ayırın;

1. Güne planlı başlayın: Bir önceki günden kalan e-mail ve sosyal medya güncellemelerinin aciliyetine göre üstünden geçin. Cevapları ve tavsiyelerinizi hızlıca iletin, böylece diğer kişiler görevler üzerinde çalışmaya başlayabilir. Önemli işlerinizi planlayın. Bilgilendirici veya önemsiz olan şeyleri silin.

2. Evden işe giderken koordinasyon görevleri tamamlayabilirsiniz: Dış kaynaklı danışmanlarım arasında bir dizi görüşme yapıyorum – açık projeler hakkında güncelleme ve yardıma ihtiyaçları olup olmadığını öğreniyorum. Ofise geldiğimde projelerimin durumunun doğru bir resmini görmüş oluyorum.

3. Tüm toplantı saatlerini yüzde 25 azaltın: Aynı miktarda iş yapacaksınız, çünkü toplantı planı yapılırken ve toplantı esnasında çok fazla gereksiz zaman kaybedilir. Günde beş kişiden oluşan bir toplantıyı bir saatten 45 dakikaya indirirseniz, ayda 25 saat geri kazanmış olursunuz. Bu, yılda yaklaşık 300 saattir ve yaklaşık iki aylık bir çalışma süresidir.

4. Gün boyunca düzenli molalar verin: Arka arkaya toplantılara katılmak verimliliği azaltır, çünkü çok fazla yorulursunuz ve odağınız kaybolur. Düzenli molalar verin. Molalarınızı bir rutin haline getirmek öngörülebilirliği arttırır.

Çalışma Alanı

Çalıştığınız ortam çalışma verimliliğini artırmak için önemli bir unsurdur.

5. Ofis Dışında Çalışmayı Deneyin (Mümkün ise): Bir belge hazırlamanız veya bir konuyu araştırmanız gerektiğinde, dikkatinizi dağıtacak olan unsurların olmaması konsantrasyonunuzu artıracaktır. Bazı şirketler çalışanlarının evden çalışmasına izin verildiğinde evden işe giderken kaybedilen vaktin azalması, öğle yemeği saatlerinin kısalması ve hastalık günlerinin azalması gibi avantajların olduğunu gözlemlemiş.

6. Bilgi almak için gitmeniz gereken yerlerin sayısını toplayın: Gezinmek için çok fazla uygulama mevcut. Mikroblog araçları Yammer , sohbet araçları Lync, sosyal medya araçları Twitter, LinkedIn ve operasyonel sistemler SAP, Oracle ve Salesforce gibi. Her uygulamadan gelen bildirimlerin tek bir yerde görünmesini sağlayın.

7. Pop-up bildirimlerini mobil aygıtlarda ve masaüstünde kapatın: Uygulamaların rahatsız edici açılır mesajlarla konsantrasyonunuzu kesmesine izin vermeyin. Bildirimleri kapatın ve e-postanızı belirli zaman aralıklarında kontrol edin. Pişman olmayacaksınız.

Zihniyet

8. Mail göndermek yerine sözlü iletişim kurun: telefon ile arayarak veya doğrudan yanlarına giderek iş arkadaşlarınızla iletişime geçin. Aynı ortam değil iseniz sohbet etme programını kullanın. Yanlış anlaşılmaları hızlıca çözümler ve iletişim daha kuvvetli olur. E-posta ile gereksiz zaman kaybına ve iletişim kopukluğuna uğrayabilirsiniz.

9. Büyük sorunları küçük parçalara ayırın: Bu, aşırı yüklenme duygusunu ve büyük işleri ertelemeyi azaltacaktır. Bunu yapmanın pratik bir yolu, çalışma görevlerinizi yönetmek için Agile teknikleri benimsemektir. Gelişmiş bir yazılım dünyasındayız, bu teknikler büyük işleri küçük parçalara bölerek yönetmemizi kolaylaştırır. Süreç boyunca el altında bir çözüm bulunması, büyük işlerle uğraşmak için kaygıyı azaltır.

10. Hataları azaltmak adına tekrar eden görevler için kontrol listeleri (checklists) kullanın: Özellikle fazla çalıştığınız veya zaman kısıtlamaları altında çalıştığınızda, kontrol listeleri sizi takip altında tutuyor olacak.

 

Yorum Yok

İlk yorumu siz yazabilirsiniz.

Post a Comment


 

Haberler »

Hedefe Yönelik Zihin Haritalama Eğitimi

Hedefe Yönelik Zihin Haritalama Eğitimi

Kurumsal danışmanlık kapsamında ise kurumsal projeler ve eğitimlerde, özellikle Zihin Haritaları tekniğinden yararlanılarak şirket çalışanlarının...

 
Bursa Sheraton İsimler ve Yüzler Eğitimi

Bursa Sheraton İsimler ve Yüzler Eğitimi

İsimleri hatırlamak herkesin sahip olmak istediği bir güçtür! İsimleri hatırlayamamanın yarattığı problemlerin yanında, isimleri hatırlamanın sağladığı...

 
 

Duyurular »

Hedefe Yönelik Zihin Haritaları Konferansı

Hedefe Yönelik Zihin Haritaları Konferansı

Marmara Üniversitesi ve AyThink Gelişim işbirliğiyle düzenlenen Hedefe Yönelik Zihin Haritaları Konferansında konu Beyin & Öğrenme & Mind Mapping....

 
 

Makaleler »

Değişmeye Mecburuz

Değişmeye Mecburuz

Düşüncelerinizi ve Çalışma Alanınızı Organize Edin: Beyin Fırtınası Görünümü ile Dijital Notlar Yazın Günümüzde asıl sorun olan bilgi aşırı...

 
 

Blog »

Mind Mapping ile İş Hayatınızı Organize Etmek İçin 10 Basit İpucu

Mind Mapping ile İş Hayatınızı Organize Etmek İçin 10 Basit İpucu

Gününüzden en iyi şekilde yararlanmak için yaşamınızın bu üç bölümüne odaklanmanız gerekir: Zaman İnsanlar birden fazla görev ile uğraşmakta...